A abordagem ágil de gerenciamento de projetos tornou-se bastante popular, principalmente para quem busca fórmulas em como desenvolver sua empresa e se destacar perante o mercado, estando sempre à frente da concorrência, tudo isso em um período muito curto.
Isso ocorre porque percebeu-se que a metodologia oferece resultados muito melhores e de forma mais rápida, visto que as metas são ajustadas de acordo com as mudanças ambientais e as equipes são centradas em objetivos e processos comuns.
Princípios de gerenciamento ágil de projetos
O gerenciamento ágil de projetos é uma abordagem renovada que se baseia em fazer mudanças ativas e incrementais ao longo do ciclo de vida do projeto.
Como parte da própria essência, os projetos ágeis devem exibir princípios e valores centrais de:
- Colaboração;
- Confiança;
- Empoderamento;
- Flexibilidade.
Para entender melhor, será esmiuçado nos tópicos a seguir 10 pilares da gestão ágil e que fazem parte da proposta em como desenvolver sua empresa em direção ao caminho do sucesso.
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Simplifique as atividades e processos do projeto
Para construir projetos ágeis bem-sucedidos, você deve manter os processos simples e reduzir o tempo entre a compreensão dos requisitos de trabalho e a conclusão das atividades do projeto.
Não faça tarefas que não importam para o resultado final do projeto, como criar horários de “trabalho intenso” que são predominantes em grandes corporações.
Isso pode funcionar mesmo com uma abordagem home office, com o gestor direcionando uma equipe a partir de um escritorio virtual, tendo a tecnologia como principal ferramenta de apoio.
Acompanhe as atividades dos membros de sua equipe e permita que eles acompanhem seu trabalho de maneira divertida, usando ferramentas de gerenciamento de projetos.
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Crie canais para interação direta
Os membros da equipe instalados em salas separadas podem se comunicar por meio de e-mails e serviços de mensagens instantâneas. No entanto, isso pode criar ruídos e até distanciar os profissionais envolvidos em um mesmo projeto.
Contudo, se você deseja reduzir o tempo entre uma pergunta e a resposta em um escritório de consultoria tributária, por exemplo, promova uma cultura de comunicação face a face entre os membros da equipe, mesmo que existam e-mails para formalização de alguns processos.
Quando as equipes trabalham juntas, é muito mais fácil oferecer sugestões, fazer perguntas, se comunicar e trazer insights. Isso leva a conclusão do projeto de forma muito mais rápida.
Por isso, o ideal é que todos estejam em um mesmo ambiente ou integrados em uma mesma plataforma de contato, que seja ágil e em tempo real.
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Gestores e equipes devem estar na mesma página
Uma cooperação mais estreita entre os membros da equipe e os gestores é crucial para o sucesso dos projetos.
Os trabalhadores de uma fábrica de filme stretch devem ser capazes de trazer suas preocupações e questões de trabalho facilmente à atenção da gerência e liderança.
Melhores ferramentas de comunicação e interações diárias também são ótimas para criar relacionamento. Elas motivam os membros do projeto a colocar o máximo de esforço no projeto e aumentar a produtividade.
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Promover a flexibilidade
A flexibilidade é o componente principal que separa os projetos ágeis dos tradicionais.
As atividades, prazos e recursos podem ser flexíveis para projetos ágeis, e podem ser alterados ou redesenhados em qualquer estágio, conforme os objetivos são alcançados ou testes são feitos.
Em certos casos, até mesmo todo o escopo do projeto pode ser redesenhado em resposta a mudanças no ambiente, com a implementação de automatização industrial em uma linha de montagem.
Com isso, tem-se a garantia de que o projeto realmente atenderá as necessidades para as quais foi desenvolvido.
O gerenciamento de projetos deve construir métodos que encurtem o tempo entre a concepção e a implementação de mudanças importantes para o desenvolvimento de todo o trabalho, ao longo do tempo.
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Teste e aprimore sempre as entregas do projeto
Outra característica distinta do gerenciamento ágil é que o produto final não é entregue na conclusão do projeto, mas ao longo das atividades relacionadas ao trabalho, em períodos combinados, como semanalmente.
Após a conclusão de cada etapa bem-sucedida dentro de serviços de uma assistencia tecnica Rinnai, o produto é atualizado e o cliente tem a oportunidade de testá-lo.
A implementação de mudanças contínuas e a adaptação do produto servem a dois propósitos.
Primeiro, melhora a qualidade do produto. Em segundo lugar, garante que o cliente esteja ciente do progresso e totalmente integrado ao produto que está sendo criado.
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Foco no curto prazo
Em geral, o foco da gerência para um projeto abrange toda a extensão, desde o planejamento inicial até a entrega final.
Para projetos ágeis para a fabricação de uma maquina de fazer velas preço, o gerenciamento deve ser focado em cada estágio, ocorrendo sucessivamente.
O objetivo deve ser reduzir o tempo entre o planejamento e a entrega do projeto. Isso significa que a equipe gasta mais tempo realizando o trabalho do que planejando para o futuro.
O foco no curto prazo melhora a eficiência e eficácia do projeto.
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Construa o trabalho em torno dos membros motivados
A abordagem de projeto ágil é dar aos membros da equipe total liberdade para serem criativos e realizarem as tarefas do projeto como acharem melhor.
As equipes podem ser autodirigidas e concluir o trabalho com métodos inovadores.
A autonomia leva a membros motivados que fazem um esforço extra para concluir as atividades do projeto, como a oferta de seguro de carros valor acessível aos clientes, mantendo os processos progredindo sem problemas.
Contudo, ao permitir liberdades aos membros da equipe sem certo grau de acompanhamento, existe o risco de que os projetos saiam do cronograma.
Por isso, a gerência deve colocar alguns controles e intervir para orientar a equipe quando ela parecer estar saindo do rumo, estabelecendo, por exemplo, reuniões para apresentação de resultados.
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Promover planos de desenvolvimento sustentável
É comum que as equipes de projeto fiquem esgotadas quando estão trabalhando nas mesmas atividades por um período muito longo.
Isso acontece com mais frequência para projetos mais longos, que chegam a durar anos. A qualidade do trabalho também pode sofrer e se deteriorar depois de um tempo.
Para evitar que isso aconteça, o gestor pode atribuir trabalho em ciclos específicos, direcionando a tarefas curtas e produtivas, seguidas de um período de recuperação para a equipe.
O gestor de projeto também pode alternar o trabalho entre os diferentes membros da equipe para que todos tenham a chance de aplicar habilidades variadas.
Além disso, é preciso escolher o ritmo certo para cada membro da equipe, dependendo da capacidade que cada um apresenta ao longo do trabalho.
Geralmente, o melhor ritmo para um membro da equipe é aquele que oferece um desafio suficiente sem que ele se sinta sobrecarregado com o trabalho.
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Evite alvoroço do custo irrecuperável
Projetos ágeis são flexíveis e as atividades estão sempre mudando em resposta a fatores ambientais e solicitações do cliente, conforme as necessidades e melhorias identificadas.
Assim, os membros da equipe não podem investir demais em recursos que, por exemplo, não farão mais parte do produto ou projeto final.
A partir da resposta de otimização ou testes feitos, assim que uma proposta não responder ao esperado e não puder ser ajustada, o ideal é que seja removida do escopo de atividade.
Para auxiliar nesse processo, é preciso ter uma diretriz política clara para remover tarefas que não são necessárias para a conclusão bem-sucedida do projeto.
Isso ajudará a economizar custos na construção de um piso de concreto polido, por exemplo, e permitirá a conclusão bem-sucedida no prazo.
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Revise e adapte continuamente
A revisão e adaptação do projeto é um elemento crucial do gerenciamento ágil de projetos.
A equipe deve revisar continuamente como eles podem se tornar mais eficazes e melhorar a qualidade das entregas finais do projeto.
Se houver uma maneira melhor de desenvolver a atividade do que o plano atual, ela deve ser discutida, revisada e implementada para qualificar o resultado obtido.
O sucesso da gestão ágil
Desde a década de 2010, há um volume cada vez maior de histórias de sucesso relacionadas à metodologia ágil.
Com isso, evidenciou-se que as empresas melhoraram drasticamente o sucesso e o desempenho das equipes, bem como os projetos e produtos utilizando pontos-chave da metodologia de gestão.
Isso fez com que a gestão ágil fosse amplamente adotada em vários setores, incluindo mídia e tecnologia, grandes corporações e até mesmo o poder público.
Na realidade, porém, seguir apenas 10 princípios ágeis não é uma solução mágica para todos os problemas de desenvolvimento de produtos e serviços.
O verdadeiro segredo é conhecer técnicas de vários métodos de desenvolvimento em cascata e ágeis, bem como o perfil da equipe e do produto desenvolvido.
Assim será possível selecionar e adaptar as melhores abordagens, identificando as mais apropriadas para qualquer situação em seu empreendimento.
Para fazer isso de forma confiável, com grau de sucesso e de maneira eficiente, é preciso ter experiência e habilidade. Para isso, pode-se iniciar em projetos menores para identificar as falhas e adequações.
Em projetos de software ágeis, por exemplo, o gerenciamento de projetos assume uma forma ligeiramente diferente, contando muito mais com as habilidades do gestor de projeto em comunicação, facilitação, coordenação e enfatizando muito menos planejamento e controle.
O desenvolvimento ágil pode ser uma abordagem muito empolgante e revigorante, embora alguns projetos se adaptem mais ao ágil do que outros.
A colaboração e a visibilidade podem proporcionar uma experiência muito mais rica e recompensadora para as equipes desenvolverem ótimos produtos e serviços.
Consequentemente, o desenvolvimento ágil pode ser muito mais agradável do que a abordagem em cascata, que requer muito mais documentação e é menos flexível. Quando as pessoas gostam de seu trabalho, é incrível o que elas podem alcançar.
Conclusão
As circunstâncias diferem amplamente entre indústrias, empresas, equipes e até projetos individuais.
Portanto, cada um tem que encontrar o próprio caminho, e o gerenciamento ágil de projetos é ótimo nesse aspecto, pois você pode modificar, combinar, experimentar e descartar métodos diferentes.
A tentativa e o erro valem totalmente a pena, porque insights valiosos e enriquecedores podem surgir mesmo de experiências relativamente mal-sucedidas.
Por conta disso, empresas voltadas para o futuro estão pensando fora da caixa e adotando o gerenciamento ágil de projetos para otimizar seu desenvolvimento e a criação de processos e produtos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
