Saber como melhorar o desempenho da sua equipe faz parte das metas que os líderes buscam constantemente nos negócios.
Implementar ferramentas de colaboração, como o Google Workspace, é uma forma de possibilitar que todos os profissionais trabalhem compartilhando planilhas, documentos e apresentações.
Essas ferramentas permitem o monitoramento em tempo real de documentos e processos, além de uma visão mais ampla das equipes sobre as atividades que realizam.
Este artigo irá ajudá-lo a compreender melhor este assunto. Ao ler o texto, você conhecerá o papel das ferramentas do Google Workspace na organização e obterá um entendimento mais profundo sobre elas.
Você entenderá porque usá-la e terá conselhos importantes sobre como gerenciar a equipe de colaboradores.
Conhecendo o Google Workspace
Um dos maiores desafios dos gestores nas empresas de vistoria veicular e em quaisquer outros setores é fazer uma boa gestão de equipe, seja presencial ou de forma remota.
Workflows envolvem tarefas complexas, como encontrar soluções para integrar a comunicação interna e delegar atividades de qualidade, além de acompanhar o andamento de projetos e equipes da empresa de modo geral.
O Google Workspace é uma ferramenta que pode ajudar nisso, melhorando a produtividade, gerenciando processos e otimizando o tempo da equipe.
Para isso, o recurso reúne um conjunto de aplicações e ferramentas que visam melhorar a produtividade e organizar documentos, considerando as principais necessidades e demandas dos ambientes de trabalho.
Assim, é possível melhorar a rotina e centralizar documentos e processos da empresa.
10 dicas para usar o Google Workspace
Existem várias ferramentas que podem ser usadas para atividades específicas, desde a redação de textos para marketing de conteúdo até designs para apresentação de propostas de consultoria empresarial para novos investidores.
Esses recursos ajudam os gerentes a organizar e delegar trabalho, além de monitorar e comunicar resultados, bem como as equipes estarem integradas.
Conheça 10 formas de potencializar o desempenho das equipes com o Google Workspace.
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Crie grupos de trabalho com o Grupos do Google
Você pode criar grupos de trabalho com seus parceiros e equipes por meio de uma lista de e-mails feita com o ‘Grupos’ do Google.
Esse método é muito simples e também funciona para pessoas que não usam o Google Workspace.
Depois de criar o espaço para o grupo, você deve enviar um convite aos seus colegas para que eles possam acessar
A lista de discussão é a opção mais conveniente, pois permite postar tanto pelo site do grupo quanto pela conta de e-mail dos participantes.
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Crie uma sala no Hangouts Chat
Ao contrário dos Grupos do Google, o Hangouts Chat é uma ferramenta de mensagens disponível apenas para usuários do Google Workspace.
Ao criar uma sala de bate-papo, você pode adicionar usuários por e-mail ou diretamente por meio de seu perfil.
Acesse chat.google.com com sua conta do Google Workplace. Clique no botão “Pesquisar pessoas, salas e bots”.
Clique em “Criar sala”, dê um nome a ela e clique em “Criar”. Então, aperte em “Adicionar pessoas e bots”.
Inclua participantes digitando seu nome, e-mail ou clicando em sugestões automáticas (todos devem ter acesso ao Google Workspace). Depois, clique em “Enviar” para enviar os convites.
Assim, com toda a equipe de ozonioterapia capilar preço na sala de bate-papo, clique em “Nova conversa em [Nome do bate-papo]” para iniciar o chat.
Após a criação, os grupos também podem ser facilmente acessados a partir do menu de e-mail.
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Compartilhe arquivos e pastas com o Google Drive
Neste espaço virtual, é possível criar várias pastas e armazenar arquivos em diferentes formatos, disponibilizando-os para os perfis com acesso ao gmail ou conforme especificado em cada arquivo.
Ou seja, pode ser necessário especificar uma admissão para cada funcionário, de acordo com a função que desempenha.
Esse recurso é ideal para manter todos os documentos importantes na nuvem, armazenados em um sistema fácil de usar, organizado e de fácil acesso.
Isso permite um melhor rastreamento do controle de versão, ou seja, quem mudou o quê e quando.
Outro ponto importante para as empresas que utilizam o Google Drive é a maior segurança associada aos arquivos armazenados.
Quando os servidores do Google Workspace são usados, o risco de perda de algumas informações é bastante reduzido, pois o armazenamento não é mais local, mas sim em nuvem, ocorrendo conforme os arquivos são modificados.
Ainda tem a vantagem de poder acessá-lo de qualquer lugar com conexão à internet, ajudando a promover o trabalho remoto para os membros da equipe de decapagem química, por exemplo.
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Organize os eventos com o Google Agenda
O Google Agenda permite que você crie e compartilhe compromissos simples, fáceis e rápidos de visualizar nas agendas dos membros da equipe.
Com isso, marcar uma reunião e enviar convites para quem precisa comparecer torna-se um processo digital e de fácil acompanhamento, evitando que as equipes se esqueçam de compromissos, além de definir e reservar salas ou criar uma chamada online.
Outra vantagem é a possibilidade de criar agendas específicas para cada tema ou tarefa, podendo repetir reuniões durante meses.
Isso beneficia a organização de todos, já que os compromissos do desentupimento 24 horas, reuniões com clientes e treinamentos de equipe podem ser programados e separados em pastas específicas, acessível a todos. A palavra-chave aqui é “compartilhar”.
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Faça videoconferências com o Hangouts Meet
Ao contrário do Hangouts clássico, que é uma ferramenta de usuário final, o Hangouts Meet é um aplicativo de videoconferência para profissionais e, portanto, seu uso é limitado ao mesmo Google Workspace do Hangouts Chat. Com ele, você pode até fazer apresentações na web.
Acesse meet.google.com e clique em “Ingressar/Iniciar Reunião”. Posteriormente, é possível dar um nome ao encontro. Depois, clique em “Continuar” e será redirecionado para a sala de vídeo e convite de participantes.
Aperte em “Adicionar pessoa” e digite o nome ou e-mail do usuário. Também é possível clicar no perfil sugerido.
Clique em “Enviar convite” e espere todos entrarem na sala de reunião online da empresa, seja ela empresa que faz piscina de alvenaria ou um escritório contábil.
O link de acesso à sala também pode ser compartilhado, que será exibido em uma janela pop-up.
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Aproveite os recursos do Gmail
Independentemente do tamanho da empresa e do número de funcionários, uma comunicação eficaz é fundamental para alcançar bons resultados.
Para isso, o Gmail é uma ferramenta que possibilita diversas atividades além do simples envio de e-mails.
Com ele, você pode criar:
- Marcadores para rastrear mensagens;
- Pastas para armazenar e-mails;
- Guardar links;
- Armazenar impressões.
Esse tipo de atividade pode ser feito a partir de anexos ou diretamente no Google Drive, permitindo vincular a grupos e guardar newsletters e documentos.
Os arquivos compartilhados têm o potencial de simplificar o acesso aos dados dos clientes que buscam por sacolas personalizadas para loja daqueles que solicitam garrafas squeeze para colaboradores, por exemplo.
As informações podem ser compartilhadas de maneira muito conveniente com todas as partes interessadas.
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Edite documentos em conjunto com o Google Documentos
Os aplicativos de colaboração do Google Workspace são divididos em documentos para edição de texto (como Word), planilhas (semelhante ao Excel) e apresentações, para slides e sugestões.
Os atalhos de teclado para essas ferramentas são fornecidos de forma simples, diretamente no Google Drive.
Uma vantagem desses recursos é o salvamento em tempo real e a possibilidade de compartilhar documentos sobre como fazer licenciamento online com colegas.
Com isso, é possível editar documentos e planilhas de forma compartilhada e ágil, facilitando a comunicação da equipe e permitindo que os gestores controlem as operações.
Inclusive, é possível ver as etapas e quem é responsável por cada atividade, bem como quem tem acesso ao conteúdo e quem o modificou.
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Conheça o Google Sites
Para criar sua intranet corporativa em segundos, esta é a ferramenta ideal. Pouco conhecido, o Google Sites ainda precisa ser mais explorado pelos gestores.
Aproveitar o tempo para conhecer melhor esse recurso pode ser uma forma de compartilhar informações sobre um determinado projeto com a equipe e criar momentos interativos.
Além dessas ferramentas, o Google Workspace possui outras ferramentas que facilitam o dia a dia dos gestores. Ou seja, torna o processo de gestão da operação mais fácil e conveniente, otimizando o tempo.
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Gerencie contatos
Com o Google Workspace (antigo G Suite), você pode gerenciar todos os seus contatos em uma plataforma centralizada.
Os contatos são compartilhados no diretório comum da sua organização e os contatos podem ser organizados de forma individual.
Para acessar o Gerenciador de Contatos, acesse sua conta Gmail e vá para “Contatos”.
Para pesquisar contatos compartilhados em uma pasta pública, clique no grupo Pastas no lado esquerdo do gerenciador.
Este grupo aparece apenas quando o compartilhamento de contatos está ativado no Admin Console.
O Contatos do Google facilita a comunicação. Com contatos reunidos, é fácil encontrar um endereço ao enviar um e-mail, convidar pessoas para uma reunião ou compartilhar um documento.
Você pode criar listas de grupos para enviar por e-mail ou convidar várias pessoas ao mesmo tempo.
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Acompanhe suas tarefas importantes com a lista
Mantenha-se organizado e priorize seu trabalho com as tarefas pendentes no Gmail.
Transforme e-mails em tarefas com um clique, crie datas de vencimento que aparecem automaticamente em seu calendário e marque as tarefas quando estiverem concluídas.
Você pode fazer tudo isso e manter sua lista de tarefas atualizada em qualquer dispositivo, a qualquer momento.
Google Workspace beneficia toda a organização
O conjunto de ferramentas profissionais do Google contempla todas as áreas de uma empresa.
Tudo feito digitalmente e com armazenamento seguro. Sendo assim, os recursos apresentados neste texto podem ser uma excelente opção para melhorar o desempenho da sua empresa!
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
