Comunicação empresarial intranet: Vale a pena investir na sua empresa?

Uma empresa que conta com funcionários engajados, que compreendem as funções e as finalidades do mercado em que atuam, em uma mesma sintonia, pode ter todo o sucesso a partir da comunicação empresarial intranet, que facilita o acesso a dados e os mantém alinhados, diminuindo a burocracia.

A cultura organizacional até pode, em diferentes aspectos, impor limitações, em muitos casos para evitar vazamento de informações relevantes e que se tornam segredo industrial. 

No entanto, em relação ao compartilhamento de documentos essenciais e de uso diário, bem como para promover o contato entre os colaboradores, é importante que a rede fique centralizada e acessível. Ou seja, a comunicação precisa ser fluida entre todas as equipes.

Para isso, a comunicação empresarial na intranet deve estar presente cotidianamente para agilizar processos e evitar qualquer tipo de atrito.

À medida que as empresas adotam ferramentas tecnológicas avançadas, é possível que os funcionários de uma contabilidade gerencial e financeira se comuniquem e se envolvam de maneira segura e eficaz. 

Afinal, as comunicações internas passam por centros de transformação digital, adotando ferramentas modernas e digitais avançadas.

De qualquer maneira, é preciso manter uma responsabilidade crescente para manter a produtividade geral. E a comunicação empresarial intranet pode fazer toda a diferença para fluxos e reforço das equipes, impactando também no relacionamento com clientes, fornecedores e até destacando frente a concorrência no que tange a captação de talentos.

O que é uma intranet?

As intranets são redes privadas usadas por organizações para distribuir comunicações exclusivamente para a força de trabalho. Elas são usadas há décadas por empresas para comunicações internas. 

Com a evolução tecnológica aprimorada a partir da década de 1990, a intranet surgiu em conjunto com a internet em modelos mais restritos de acesso. 

A diferença entre a internet e a intranet é simples: enquanto a primeira é uma rede pública que não pertence a nenhuma entidade, a segunda é de propriedade privada e não é acessível a qualquer pessoa online, demandando login ou uso de uma rede de computadores cadastrada.

Há ainda a extranet, e a diferença primordial é que, enquanto uma intranet é limitada no acesso a uma organização, uma extranet pode ser acessada por terceiros autorizados, como 

  • Clientes;
  • Filiais;
  • Fornecedores; 
  • Parceiros. 

As intranets são predominantemente usadas pelos funcionários para pesquisar informações, comunicar-se em uma organização e gerenciar fluxos de trabalho. 

Um exemplo de intranet é considerar um site utilizado exclusivamente por uma empresa de distribuição de drywall Belo Horizonte para fornecer atualizações e informações à força de trabalho espalhada por todo o país. 

Embora as intranets tenham começado como sites corporativos exclusivos para construção de relacionamentos e informativos para colaboradores, agora elas têm a capacidade de se integrar a outras ferramentas, como plataformas e redes sociais, expandindo e proporcionando uma experiência robusta de comunicação interna. 

Vantagens da comunicação empresarial intranet

Apesar de novas tecnologias surgirem para auxiliar no campo das comunicações, para muitas empresas, ainda há vantagens importantes em ter uma intranet feita e gerenciada por uma equipe interna dedicada, promovendo materiais e informativos ricos e direcionados para a interação, integração e alinhamento da equipe – bem como criação de campanhas de engajamento.

A seguir serão apresentadas 7 vantagens estratégicas ao incorporar a intranet em uma organização preocupada com comunicação entre funcionários, clientes, fornecedores e parceiros. 

1. Melhoria de eficiência

Os funcionários usam a intranet da empresa para descobrir as tarefas do dia, realizar essas tarefas e procurar ajuda rapidamente, quando necessário. 

Uma comunicação empresarial intranet deve ajudar os funcionários a serem mais eficientes em todo o trabalho diário, suavizando as dificuldades de comunicação e gerenciamento de informações, bem como encontrando processos mais rapidamente.

Também deve facilitar a colaboração entre os funcionários e, dessa forma, garantir que todos os processos e projetos serão realizados de maneira sistemática. 

A intranet empresarial deve ser o local onde os funcionários se voltam para resolver os problemas e, se possível, com a integração de um sistema de gestão financeira para pequenas empresas com o qual contam para facilitar o trabalho.

2. Fornece conteúdo relevante aos usuários 

Ao trabalhar na abordagem de intranet, vale lembrar que uma empresa é composta por uma diversidade de pessoas, todas com necessidades, objetivos e habilidades únicas. 

A intranet deve ser capaz de reconhecer as necessidades da equipe e fornecer conteúdo aplicável e oportuno.

Sendo assim, é preciso usar a intranet da empresa para identificar as necessidades dos diferentes setores, como uma linha de produção que depende de peças para CNC, certificando-se em fornecer os recursos e materiais corretos para beneficiar a todos. 

A segmentação de conteúdo pode ser especialmente útil aqui, pois isso garante que as pessoas certas vejam o conteúdo mais adequado e no momento certo.

3. Apoia trabalhadores móveis e remotos 

A partir da evolução da tecnologia móvel, a sociedade vive em uma época em que um número cada vez maior de pessoas opta por trabalhar no modelo home office

Dessa forma, toda empresa deve reservar algum tempo para considerar como a intranet de negócios pode funcionar com essa crescente base de usuários.

Nesse ponto, é preciso encontrar as necessidades dos funcionários móveis e ter a certeza de que eles possam acessar as informações necessárias, para então concluir tarefas enquanto estiverem longe das mesas e escritórios. 

Uma intranet compatível com dispositivos móveis é apenas uma das maneiras de abordar isso, informando desde a liberação do lanche em Paraguaçu Paulista até a escala de funcionários mês a mês.

4. Promove uma cultura saudável no local de trabalho

Os espaços de trabalho digitais veem seus funcionários espalhados por muitos departamentos, alguns até mesmo trabalhando à distância ou remotamente. 

A intranet de negócios deve ajudar a promover uma cultura corporativa aprimorada, conectando as pessoas por meio de relacionamentos de trabalho significativos. 

Uma comunicação empresarial intranet deve estimular uma melhor conversa entre os funcionários, proporcionando um sentido ao trabalho diário, ao mesmo tempo em que promove os valores que se deseja que a corporação reflita.

Também é possível fornecer inspiração aos trabalhadores, a partir do uso de blogs sobre a situação do escritório de contabilidade São Paulo e seções de notícias, levando-os a interagir com outros usuários. 

Uma organização também pode considerar manter fóruns de discussão e pesquisas na intranet, com o objetivo de motivar discussões de qualidade entre os líderes da empresa e os funcionários.

Um dos grandes valores da intranet é que ela aumenta o engajamento dos funcionários que, consequentemente, aumenta o desempenho, reduz a rotatividade de pessoal e os custos de contratação de colaboradores.

5. Apoia os objetivos da corporação

Uma comunicação empresarial intranet deve ser capaz de cumprir as metas de negócios de longo prazo. 

Líderes e gestores podem avaliar o desempenho dos funcionários e incentivar uma melhor cooperação, definindo marcos para conquistas e novos objetivos.

A definição de objetivos para a intranet, desde que estejam alinhados com as metas definidas pela própria empresa, é outro benefício interessante.

Uma ideia promissora perpassa em examinar, dentro da rotina, os aspectos relacionados às metas de produção de brinquedos para cachorros hiperativos, por exemplo.

Ainda assim, é preciso se certificar de que a intranet esteja otimizada para lidar com os requisitos da organização de forma eficaz.

A criação de uma política de governança de intranet pode ajudar a formalizar esses detalhes, para que líderes e gestores possam consultar enquanto monitoram o desempenho e acompanham de forma mais eficaz.

6. Centraliza as informações corporativas

Os avanços nas redes revolucionaram a maneira como a sociedade encara as novas possibilidades de trabalho. 

O surgimento do local de trabalho digital permitiu que os funcionários trabalhassem em vários países e otimizassem a experiência laboral usando aplicativos de escolha corporativa. 

Mesmo com as crescentes possibilidades e riscos de trabalhar digitalmente, surge também a necessidade de proteger os dados da empresa por meio de uma integração eficaz.

Uma intranet de negócios de uma consultoria de contabilidade pode trazer a solução perfeita para esse dilema, fornecendo aos funcionários um único portal para suporte a todas as plataformas, ferramentas e aplicativos necessários para a conclusão das tarefas.

7. Evolui com a corporação

Com tantos desenvolvimentos recentes em tecnologia de comunicação, como mensagens instantâneas e armazenamento em nuvem, as empresas ainda precisam de software de intranet para ter um bom desempenho. 

Eles são parte integrante do sucesso de uma empresa.

Uma intranet de negócios protege todas as informações necessárias para manter o local de trabalho funcionando, sem qualquer tipo de problema, e permite que os funcionários se conectem em mais níveis além do trabalho.

A comunicação empresarial intranet pode capacitar os usuários fornecendo suporte valioso e compartilhando informações quando necessário.

Com locais de trabalho cada vez mais dispersos, as intranets mantêm todos os dados da empresa seguros e protegidos e possibilita a integração dos membros, independentemente do local em questão e considerando as evoluções necessárias.

Conclusão

Embora as intranets devam estar entrelaçadas com os objetivos corporativos para serem bem-sucedidas, elas também devem evoluir e se adaptar para atender às necessidades em constante mudança dos usuários.

Ao fazer isso, é importante examinar de perto os objetivos da intranet conforme as características e demandas da empresa. 

Ao avaliar as metas de intranet periodicamente, a organização poderá ajustá-las para complementar as necessidades em evolução do negócio, resultando em novos padrões de sucesso.

Manter os funcionários engajados e produtivos é um objetivo importante para muitas empresas.

Mais ainda, ter mensagens fáceis de acessar e disponíveis em diferentes dispositivos e canais é fundamental para manter as equipes informadas e alinhadas.

Se uma pessoa ainda se pergunta porque ainda tem uma comunicação empresarial intranet, talvez seja hora de repensar a estratégia e aproveitar uma plataforma de comunicação da força de trabalho para integrar, engajar e alinhar todos os funcionários. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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