Jornada de trabalho e produtividade no home office: Como acompanhar?

A produtividade no home office se torna cada vez mais fundamental para o crescimento de um empreendimento. 

Independentemente do setor ou do tipo de produto ou serviço que a empresa fornece, se os funcionários não forem produtivos, principalmente nesse modelo que está se fortalecendo e demanda adequações no processo de acompanhamento, a organização poderá sofrer consequências negativas.

Portanto, os empregadores precisam acompanhar a produtividade de suas equipes, principalmente agora que muitas estabeleceram o home office como parte da rotina de trabalho

As empresas podem empregar uma ferramenta de controle de tempo para monitorar a produtividade no home office de cada funcionário, a partir de assinatura digital como fazer o comprovante de presença. 

Além disso, novos modelos de controle e gestão surgem, visto que em alguns negócios deixam de priorizar necessariamente o horário de trabalho, prevalecendo a entrega de resultados para acompanhar a produtividade.

Além disso, outras ferramentas que contribuem com o rastreamento de tempo e entregas podem ser incorporadas no negócio, como:

• Definição de prazo;
• Faturamento;
• Integração de aplicativos;
• Rastreamento de presença;
• Relatórios. 

Dessa forma, a empresa e os gestores não precisam lidar com papelada para monitorar trabalhadores remotos. Em vez disso, pode acompanhar a produtividade dos funcionários eletronicamente e com transparência, inclusive a partir de acessos ou pontos eletrônicos.

Para isso funcionar de maneira apropriada, é preciso tomar alguns cuidados e estabelecer algumas regras.

Defina prazos e expectativas funcionários remotos

A equipe deve saber como e quando o trabalho é esperado.

Ao definir expectativas claras, os funcionários remotos poderão gerenciar o tempo adequadamente, também identificando as prioridades e se direcionando para os objetivos e missões, principalmente se o negócio souber trabalhar a valorização e motivação.

Para manter a plena organização das equipes e gestão de entrega, os funcionários devem saber quando devem enviar o trabalho e relatórios, especialmente se o projeto tiver prazo. 

Uma possibilidade é agendar tarefas com a ajuda de softwares de monitoramento online.

Há programas digitais que permitem que os empregadores publiquem um projeto sobre curso NR 10, por exemplo, definindo detalhes, prazos, etapas e atribuindo tarefas aos funcionários remotamente e acompanhando as equipes.

Com esse tipo de aplicativo, a empresa pode manter contato com a equipe durante todo o fluxo de trabalho e obter atualizações oportunas sobre o progresso.

Forneça feedback regular aos funcionários

Em vez de esperar pelo final do mês, os gestores devem fornecer feedback regular aos funcionários para que eles possam entender os pontos fortes e fracos, já aprimorando sua atividade ao longo da realização das tarefas.

Ter uma cultura clara de feedback periódico é importante para permitir que os funcionários trabalhem com eficiência, otimizando o fluxo para todos. 

Os funcionários também podem entender onde estão falhando e o que precisam fazer para melhorar o desempenho.

Portanto, a gerência deve ser regular ao fornecer feedback construtivo a partir da digitalização de documentos aos funcionários e receber um retorno sobre a cultura e o fluxo de trabalho do local de trabalho. 

O feedback ajudará a identificar quaisquer gargalos no trabalho e resolver possíveis conflitos. 

Muitas ferramentas de rastreamento de tempo oferecem integração com outros aplicativos para se comunicar com a equipe, agilizando e melhorando ainda mais o fluxo de comunicação. Afinal, essas integrações podem tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.

Acompanhe presenças e ausências de funcionários

Em vez de ter os funcionários sobrecarregados e escrever diversos e-mails para o RH (Recursos Humanos) para licenças, uma fabricante de amaciante pode usar um software de monitoramento para rastrear as presenças e as ausências.

Pode ser um desafio para o RH nas empresas gerenciar a participação de todos no trabalho diariamente. 

Assim como pode ser complicado gerenciar a coleta de dados, especialmente se o gestor for responsável por uma equipe muito grande, com alguns funcionários trabalhando no escritório e outros trabalhando remotamente.

Para auxiliar nesse processo, a implementação de um software de monitoramento pode ser adequada, funcionando caso os funcionários reclamem frequentemente de discrepâncias quanto à frequência. 

Se o setor de RH também achar difícil gerenciar todos os dados, a ferramenta de rastreamento de tempo pode facilitar o tratamento de informações e ponto.

As ferramentas de controle de tempo também devem permitir que a força de trabalho remota solicite ausências e férias em apenas alguns cliques. 

Dessa forma, é possível reduzir a papelada e eliminar a necessidade de rastrear e-mails. Depois que os funcionários solicitaram licença para vasectomia preço ou mesmo o registro de dayoff, e os profissionais de RH a aceitarem, o aplicativo atualizará os registros.

Boas ferramentas de monitoramento também permitem verificar quanto tempo extra os funcionários trabalham. A organização pode incluir essas horas no momento do pagamento e das avaliações.

Os softwares modernos ajudam a empresa a identificar quem está tirando folgas contínuas ou trabalhando horas extras ao acompanhar a produtividade da equipe. 

Mais importante, a empresa pode monitorar quanto tempo um funcionário precisa para concluir uma determinada tarefa, o que pode ajudá-lo a formular comentários sobre esse indivíduo.

Monitoramento de uso da internet

Às vezes, uma empresa precisa saber quanto tempo os funcionários estão gastando em outros aplicativos. No entanto, em vez de perguntar diretamente a eles sobre isso, é possível incorporar aplicativos para rastrear a atividade dos funcionários de maneira precisa.

Muitos softwares de monitoramento de funcionários com leitor RFID fornecem relatórios consistentes sobre o tempo em aplicativos, documentos e sites. Até mesmo identificar o tempo ocioso é possível, e isso dentro da máxima transparência.

Os funcionários também podem desativar o aplicativo ou ativar o modo privado se fizerem uma pausa ou ao investirem tempo em processos pessoais. 

Desta forma, a empresa não vai invadir a privacidade dos funcionários.

Ao monitorar quanto tempo os trabalhadores remotos gastam em diferentes atividades, fica mais fácil identificar as entregas e a qualidade dos trabalhos, bem como entender o cumprimento de prazos. 

4 razões para monitorar a carga de trabalho

Cada empresa possui características próprias. Por esse motivo, nem sempre o que se encaixa em um cenário corporativo se faz necessário em uma cultura organizacional completamente diferente. 

Dessa forma, é fundamental compreender práticas que atenderão ao público que atua junto a sua marca para implementar as melhores estratégias e ter os melhores resultados.

Ainda assim, vale destacar ao menos 4 razões para monitorar a carga de trabalho dos funcionários que trabalham no modelo home office.

1. Equilibre as cargas de trabalho e delegue

Primeiro, a empresa terá a oportunidade de equilibrar as cargas de trabalho dos funcionários e delegar tarefas às pessoas mais apropriadas. 

Por exemplo, digamos que um gestor tenha uma equipe de 5 pessoas, todas trabalhando nas mesmas tarefas.

No entanto, entre eles, 1 pessoa tem 10 tarefas atribuídas a ela para a semana; enquanto 3 pessoas têm 15 tarefas cada; e 1 pessoa tem 25 tarefas atribuídas.

Compreender esse equilíbrio de carga de trabalho permite que o gestor mude, pelo menos, algumas tarefas desse indivíduo sobrecarregado para pessoas que podem acomodar a atividade melhor, resultando em mais tarefas concluídas em tempo hábil.

1. Prevenir o esgotamento e elevar o moral

Não se pode negligenciar a importância do moral dos funcionários. Em geral, pessoas que trabalham em casa tendem a ser mais felizes, menos estressadas ​​e mais produtivas. isso porque há uma melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Funcionários felizes tendem a ser mais produtivos, enquanto aqueles que se mostram estressados ​​ou sobrecarregados tendem a não cumprir prazos e metas, visto o acúmulo de atividades.

O monitoramento das cargas de trabalho dos funcionários ajuda a identificar, de forma proativa, quando estes estão assumindo uma quantidade insustentável de trabalho, para que o gestor possa trabalhar com eles para obter um melhor equilíbrio.

Isso é especialmente importante para os superdotados dentro de uma equipe, que podem assumir mais do que o razoável em uma tentativa de superar as expectativas.

1. Gerencie os elos fracos

Inevitavelmente, a empresa vai contratar alguns elos fracos – ou pessoas que com o tempo perdem a motivação e qualidade na entrega – que não estão interessados ​​em “puxar o peso” ou que não são naturalmente disciplinados o suficiente para atingir todo o potencial que se exige.

Nesse sentido, monitorar as cargas de trabalho dos funcionários que desenvolvem projetos de esquadria de alumínio sob medida, por exemplo, ajuda a identificar os membros da equipe que não estão realizando tarefas suficientes, ou que não estão se manifestando quando não tem trabalho suficiente, administrando melhor as rotinas ou redirecionando para outras tarefas.

Dessa forma, um gestor pode trabalhar com essas pessoas para ajudá-las a melhorar e produzir mais para a organização, como forma de motivar os funcionários e maximizar a produtividade, ou mesmo realocar conforme os interesses.

1. Identifique as fontes de ineficiência

O monitoramento da carga de trabalho também é uma boa maneira de perceber quando a empresa está executando alguns processos ineficientes ou improdutivos.

Por exemplo, se um gestor perceber que as cargas de trabalho dos funcionários que fazem projeto de AVCB bombeiro estão constantemente desequilibradas, pode ser um sinal de que o sistema de distribuição de tarefas não é eficiente ou que a rotina do profissional precisa ser adequada.

Se alguém perceber que um dos funcionários mais ocupados também tem uma das menores cargas de trabalho, pode ser um sinal de que eles não estão gastando o tempo com sabedoria.

Assim, o acompanhamento e o direcionamento dos profissionais, trazendo consultorias, por exemplo, se mostra algo necessário para otimizar as entregas e desenvolver os profissionais,

Conclusão

O controle do tempo e o monitoramento da produtividade são cruciais para o sucesso de qualquer negócio. Se você não sabe porque seus funcionários não conseguem concluir o trabalho e enviar os projetos, você não conseguirá obter eficiência nos processos.

Às vezes, é o ambiente de trabalho que afeta o desempenho de um funcionário. Outras vezes, é o relacionamento com os gestores que influencia os resultados. 

Ainda assim, entre vários outros motivos, os funcionários remotos também não podem trabalhar em todas as capacidades se não puderem gerenciar o tempo de forma adequada.

Portanto, no papel de gestor, é preciso integrar a tecnologia do local de trabalho para ajudar funcionários e empregadores remotos a controlar o tempo e a produtividade.

Com um software de monitoramento, é possível acompanhar quanto tempo produtivo os funcionários remotos gastam no trabalho, na internet, em aplicativos, em tarefas pessoais e em documentos diversos relacionados à organização do trabalho.

Com isso, o gestor pode notificá-los sobre prazos e integrar outros aplicativos para auxiliar a gerenciar todo o fluxo de trabalho e, dessa forma, alcançar um ponto de equilíbrio ideal em relação à produtividade no home office e até mais qualidade de vida.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.